responsables
b. Sistema de cumplimiento
[GRI 102-16, 102-17] [GRI 102-25, 102-28] [GRI 205-2, 205-3]
El sistema de cumplimiento del Grupo constituye una de las bases sobre las que el BBVA Continental asegura el compromiso institucional de conducir todas sus actividades y negocios conforme a estrictos cánones de comportamiento ético. En línea con los principios establecidos por el Bank for International Settlements (BIS) y la normativa de referencia en esta materia, articula su actividad en torno al desarrollo e implementación de las políticas y procedimientos específicos, y su difusión y cumplimiento. Igualmente, se preocupa por la formación dirigida a la identificación, evaluación y mitigación de eventuales riesgos de cumplimiento en los siguientes temas:
- Conducta en los mercados
- Tratamiento de los conflictos de intereses
- Prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo (PLA/FT)
El “riesgo de cumplimiento” se define como el peligro de sanciones legales y pérdidas financieras o de reputación, que una entidad puede sufrir por incumplir leyes, regulaciones, normas, estándares de autorregulación y códigos de conducta aplicables a sus actividades.
El modelo de aproximación y gestión del riesgo de cumplimiento asociado a estas cuestiones tiene carácter corporativo. Asimismo, no es un concepto estático, sino que evoluciona en el tiempo para reforzar los elementos y pilares sobre los que se sustenta, a fin de anticiparse a los desarrollos e iniciativas que pudieran surgir en tal contexto. Consta de los siguientes elementos:
- Una estructura organizativa adecuada, con una clara asignación de roles y responsabilidades.
- Políticas y procedimientos que marquen claramente las disposiciones y requisitos que deben aplicarse.
- Procesos de mitigación y control dirigidos a garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
- Una infraestructura tecnológica centrada en el monitoreo que permita alcanzar los objetivos planteados.
- Mecanismos y políticas de comunicación y formación dirigidos a sensibilizar a las personas del Grupo con respecto a los requerimientos aplicables.
- Métricas e indicadores de supervisión que coadyuven al seguimiento de la implementación del modelo a nivel global.
- Revisión periódica independiente de la implementación del modelo.
Como herramienta de divulgación interna para gestionar los procesos de comunicación y formación de toda la organización, el Banco cuenta con un portal de cumplimiento (intranet) que utiliza para:
- Difundir las novedades o los cambios en el marco legal, la normativa interna, los documentos nacionales e internacionales, las señales de alerta y los patrones de comportamiento sospechosos, así como las respuestas a las preguntas frecuentes.
- Dotar de notoriedad diferencial a una determinada norma o contenido, divulgativo o formativo relacionados con las actividades de la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
- Mantener un nivel de sensibilización apropiado, el que se alcanza cuando el cumplimiento de las normas y el adecuado comportamiento ético constituyen parte de los mensajes institucionales.
- Contar con un medio informativo continuo y de fácil acceso al personal.
- Automatizar el proceso de recepción de alertas y actividades inusuales de nuestros clientes.
Durante 2018 se reforzó la aplicación de los sistemas de Cumplimiento, mediante la aprobación y puesta en vigor de los siguientes documentos:
- “Política Anti Corrupción”
- “Política en materia de Conflictos de Interés”
- “Política de Gobierno de Productos”
Así como la actualización y entrada en vigencia de la versión actualizada del “Código de Ética en los Mercados de Valores”, se aprobó e inició la aplicación del “Modelo ABC (Anti Bribery & Corruption)” destinado a la prevención de riesgos legales en aplicación de la Ley 30424 y su Reglamento – Ley de Responsabilidad Administrativa de las Personas Jurídicas, emitido por las autoridades locales en el marco de la lucha anticorrupción.
Asesoramiento en materia de comportamiento ético y legal
Durante el 2018, la Unidad de Cumplimiento ha procurado reforzar el permanente compromiso del Grupo BBVA con la integridad en los negocios, impulsando la comunicación, formación y adhesión a su Código de Conducta; así como los valores que lo inspiran: transparencia, integridad y prudencia.
Aprobado en el 2015, el Código de Conducta (“el Código”) recoge las últimas exigencias normativas: recomendaciones de organismos internacionales (BIS, EBA, ISO, entre otros) y las mejores prácticas y requerimientos de los organismos supervisores. Además, considera las expectativas sociales existentes sobre lo que debe ser una estricta cultura empresarial basada en la ética.
El Código estipula de forma muy clara que el comportamiento de los empleados del BBVA Continental debe ser legal, moralmente aceptable y publicable, y proporciona pautas de comportamiento acordes con los principios de prudencia, integridad y transparencia del Grupo. Incluye procedimientos para ayudar a los empleados a resolver dudas y aclarar el cumplimiento de sus obligaciones.
Asimismo, para simplificar la comunicación de actuaciones o situaciones relacionadas con el BBVA Continental que puedan ser contrarias a la normativa o a los valores y pautas del Código, se incluye el funcionamiento del Canal de Denuncias, cuyo detalle se explica más adelante.
El Código aplica a todas las entidades vinculadas al BBVA Continental. Se ha entregado una copia del mismo a cada colaborador para que conozca su contenido, al tiempo que se mantiene publicado en la página web del Banco (www.bbvacontinental.pe) y de los empleados (intranet). La formación y adhesión formal se hace por firma electrónica, lo que contribuye a la mayor eficiencia y sencillez del proceso y está en línea con la estrategia de innovación tecnológica del Grupo BBVA.
Durante el 2018, la Unidad de Cumplimiento continuó brindando soporte y asesoría a los empleados y a la alta dirección del BBVA Continental en materia de aplicación del código de conducta. La asesoría se impartió en asuntos relacionados con la repartición de regalos o beneficios personales, el desarrollo de actividades profesionales, el tratamiento y gestión de potenciales conflictos de intereses y la gestión del patrimonio personal.
El Banco ha instituido el Comité de Gestión de Integridad Corporativa como el estamento de más alto nivel a cargo de vigilar la debida aplicación de todas las políticas y lineamientos incluidos en el Código. En las sesiones de este comité, la Unidad de Cumplimiento presenta la evolución de todos los ámbitos relacionados con el Código.
Por otro lado, en el 2018 entró en vigor la Política Anticorrupción, que desarrolla el apartado correspondiente del Código de Conducta, define pautas generales y criterios que se aplican con carácter específico para prevenir la corrupción, define la comunicación de actos relacionados a través del Canal de Denuncias, y define un modelo de gobierno y los criterios de actuación en caso de incumplimiento de la política.
En base a esta Política, se definió el Modelo Anti Bribery & Corruption para cumplir con los requerimientos legales dispuestos por la Ley 30424 de Responsabilidad Administrativa de las Personas Jurídicas, y su Reglamento. Se definió el responsable del modelo, el Canal de Denuncias para tender estas comunicaciones, la formación y difusión a cargo del Área de Talent & Culture, la identificación y gestión de riesgos a través de Assurance Providers, el Comité de Corporate Assurance como instancia superior de gobierno del modelo, y su evaluación periódica a cargo de Auditoría Interna.
Prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo PLA/FT
La Prevención del LA/FT constituye una constante en los objetivos que el Grupo BBVA asocia a su compromiso de mejorar los entornos sociales en los que desarrolla sus actividades.
Para el BBVA Continental, evitar que sus productos y servicios sean utilizados con finalidades delictivas es un requisito indispensable para preservar la integridad corporativa y, con ello, mantener la confianza de las personas e instituciones con las que se relaciona (clientes, empleados, accionistas, proveedores, etc.) y con la sociedad en general.
Con este objetivo, el BBVA Continental se sustenta en un modelo corporativo de gestión del riesgo que comprende todas las cuestiones señaladas en el apartado “Sistema de Cumplimiento”. Su aplicación en el Banco en el ámbito de PLA/FT incorpora las mejores prácticas de la industria financiera internacional en esta materia, así como las recomendaciones emitidas por organismos como el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).
Cabe resaltar que el modelo de gestión del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo está en permanente evolución y se ve sometido a continuas revisiones independientes. En particular, los análisis de riesgo que se llevan a cabo permiten reforzar los controles y establecer medidas mitigadoras adicionales para fortalecerlo.
En este sentido, durante el 2018, el Banco persistió en potenciar el modelo de gestión del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo con la implementación de mejoras en los sistemas de categorización o asignación de riesgo a los clientes, todas ellas desde la óptica de la PLA/ FT y en función de una serie de parámetros definidos legalmente y/o identificados por el sector como relevantes para cuantificar los riesgos de lavado. Asimismo, se ha perfeccionado los sistemas de monitoreo ya existentes en el Banco.
De otro lado, durante el 2018, el BBVA Continental continuó con la formación de sus trabajadores, filiales y vinculados en materia de PLA/FT. Se realizaron actividades de formación, tanto presencial, para los nuevos ingresantes, como a distancia (online), diseñada específicamente para el personal dedicado a labores comerciales. En total, se contó capacitación con la participación de 3,670 colaboradores inscritos en el curso comercial y 6,214 en el curso general.
Transparencia y atención al usuario
Desde el 2015, el BBVA Continental incorporó en su modelo de cumplimiento los temas de transparencia y servicio al cliente (Customer Compliance), a cargo del Oficial de Conducta de Mercado (OCM); responsable del desarrollo de las siguientes actividades establecidas en el marco de la regulación de Conducta de Mercado:
- Evaluación de los riesgos para los clientes asociados a los productos, servicios y actividades del BBVA Continental, promoviendo o implementando medidas para su mitigación. La puesta en práctica del modelo de cumplimiento en los comités de nuevos productos garantiza que esta dimensión de la comercialización sea tomada en cuenta desde el inicio y evaluada en todo momento.
- Coordinación de los planes de acción para adaptarse a los nuevos requisitos y criterios emitidos en materia de protección al usuario, principalmente por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS).
- Colaboración estrecha y continua con las unidades de desarrollo de productos y negocios, con énfasis en las iniciativas de banca digital, para incorporar en sus proyectos la visión de protección al usuario.
- Actualización permanente del marco normativo interno para la correcta comercialización de productos y servicios del BBVA Continental.
- Participación en los proyectos de mejora y actualización de los procesos comerciales y de los sistemas informáticos del BBVA Continental, en procura de garantizar su alineamiento con las mejores prácticas de protección de los intereses del cliente.
- Acciones de comunicación y formación dirigidas a las redes comerciales en materia de transparencia y protección al consumidor. Como quiera que cada empleado que atienda a un usuario debe estar debidamente informado y permanentemente actualizado, se desarrolló el programa anual de capacitación, extensivo a todos los colaboradores que brindan soporte a los procesos internos. Asimismo, se realiza una actualización periódica del material de consulta de las oficinas a través de una aplicación centralizada.
- Revisiones específicas de la información a disposición del público y de la fuerza de venta, lo cual incluye el control en la aplicación de comisiones y gastos y su publicación en el “Muro de Transparencia” que se difunde en las pantallas de televisión instaladas en la red de oficinas.
- Revisión de los contenidos de las campañas promocionales y de las acciones comerciales de productos/servicios, en cumplimiento del principio de publicidad transparente, clara y responsable (TCR) y del Código de Autorregulación Publicitaria suscrito por la Asociación de Bancos del Perú (ASBANC).
- Reforzamiento de las métricas e indicadores de seguimiento de riesgos de cumplimiento, para fomentar un enfoque preventivo.
- Evaluación de las medidas vigentes en el BBVA Continental a la luz de los reclamos de los clientes, de las revisiones de auditoría interna y externa y de los exámenes y requerimientos de los reguladores.
En el 2018, se aprobó la Política en Materia de Conflictos de Interés. Esta política establece los principios de actuación que, con criterio general, y en particular, deberán proceder todas las personas para evitar conflictos de interés entre clientes de entidades del Grupo; o, entre clientes y las entidades del Grupo. Incluso, si después de adoptar las medidas de mitigación no se hubiera alcanzado un estado satisfactorio, se podrá emitir una comunicación dirigida al cliente para que considere este hecho en la decisión que el cliente pudiera adoptar.
Asimismo, en el 2018, se instituyó la Política de Gobierno de Producto, que dispone la aplicación de principios que garantizan la prestación de servicios financieros, incluyendo a quienes los crean, desarrollan, distribuyen y comercializan entre personal de las entidades del Grupo y/o terceros. Esta política desarrolla principios para el seguimiento de productos desde la precontratación de productos hasta el seguimiento post contractual, procurando respetar siempre los intereses de los clientes.